6 étapes pour réussir la gestion de projet

 La gestion de projet comporte en principe six étapes. La plupart des projets démarrent et tournent sur des processus identiques, même si ceux-ci peuvent changer en fonction de l’origine du projet ou de la taille de l’équipe qui lui est assignée.

 Réaliser un état des lieux

 L’objectif principal est de réaliser un inventaire avant de lancer le projet. Il est essentiel d’identifier le contexte dans lequel le projet est lancé et ses défis. Il est évident que vous ne traiterez pas nécessairement de la même manière un projet qui vise à compléter par exemple une offre existante ou un projet qui arrive dans un univers vide.

L’objectif global du projet est de déterminer les gains attendus sur le projet et de savoir rapidement si le projet semble réalisable ainsi que de comprendre les objectifs SMART pour sa réalisation. En fonction de la nature du projet et de sa portée, vous serez en mesure de déterminer vos besoins car il ne sert à rien de faire appel à des compétences qui s’avéreraient inutiles et de vouloir réunir chaque emploi de l’entreprise sans justification. Ainsi, un spécialiste de la communication externe peut s’avérer inutile pour un projet qui ne vise qu’à améliorer la performance d’un outil interne.

Déterminer les ressources

 Chaque projet exige des ressources. Le grand défi est de diagnostiquer correctement en amont ceux dont vous aurez besoin avant le début du projet en sachant qu’il est commun de rencontrer des difficultés qui n’ont pas été anticipées.

L’analyse des ressources reste une étape clé car si toutes les compétences sont présentes dans l’entreprise, cela ne signifie pas qu’elles seront nécessairement disponibles pour le projet. L’absence de certaines compétences est susceptible de bloquer le projet ou de retarder sérieusement son avancement. Cette étape de vérification des ressources est donc essentielle. Dans tous les cas, le chargé de projet doit s’assurer que chaque membre de l’équipe est au courant de sa fonction et de celle des autres membres afin d’assurer une communication harmonieuse.

Planifier l’ensemble des tâches

Si certains managers planifient toutes les tâches avant de rencontrer leurs équipes, il est clair que les impliquer au préalable est une bonne pratique. Chacun étant un expert dans son métier, il pourra contribuer à la meilleure fixation du calendrier et assurer la faisabilité d’une tâche dans le temps donné ou déterminer où le temps peut être économisé même s’il peut être conseillé de garder quelques marges de sécurité.

Quel que soit le projet, le délai de livraison doit être connu. Une fois que toutes les tâches sont connues et vérifiées avec chaque partie prenante, vous serez alors en mesure de fixer des objectifs intermédiaires que vous pourrez décomposer en sous-objectifs afin de donner un meilleur rythme à l’avancement du projet. Il est généralement courant d’avoir un calendrier, où chaque date importante est indiquée, et de le communiquer à tous les membres du groupe.

 Mettre en place les moyens pour communiquer

 La réussite d’un projet dépend souvent de la bonne circulation de l’information au sein de l’équipe. Une bonne pratique consiste souvent à réunir l’équipe de projet au même endroit, surtout si elle ne travaille que sur un projet ou à des dates régulières si les gens sont en télétravail. C’est pourquoi la circulation de l’information sera la pierre angulaire du succès du projet. Qu’il s’agisse de délais ou de contraintes particulières, tous les députés doivent avoir la possibilité de communiquer facilement les uns avec les autres et d’être en mesure d’être une force de propositions.

Tous les renseignements utiles à chaque membre doivent être facilement accessibles pour éviter toute surprise. Bien que certains gestionnaires de projet aiment centraliser toute l’information et la redécouvrir, il n’est pas difficile de prévoir qu’elle ne sera pas toujours disponible. Autrement, le projet pourrait être paralysé. Par exemple, la documentation doit être facilement accessible à chaque membre de l’équipe.

Le partage des connaissances est également un atout pour que chacun puisse développer des compétences pour la réussite du projet ou au moins une vision plus précise du travail de l’autre. Les plateformes collaboratives existent si vous souhaitez les utiliser. Il est également nécessaire de sensibiliser chacun au fait que chacun n’est pas de la même profession, il sera donc parfois nécessaire de travailler sur sa communication personnelle pour la rendre compréhensible pour tous.

 Mettre en place un suivi

 Si la planification est fondamentale, la capacité de suivre les progrès de chaque membre de l’équipe est primordiale. Elle peut d’abord permettre à chacun de s’organiser et de prendre en compte une contrainte inattendue dans l’avancement du projet. N’hésitez pas à expliciter facilement les problèmes rencontrés afin que chaque membre de l’équipe puisse les visualiser, les aider à les résoudre et acquérir de l’expérience pour de futurs projets.

Savoir résoudre les problèmes

 L’avantage du mode projet est sa forme collaborative. Si dans les anciennes entités, la résolution de problèmes est habituellement dédiée à la hiérarchie, le mode projet vous permet de trouver des solutions avec différents profils avec des expertises différentes et de vous donner des solutions auxquelles vous n’auriez même pas pu penser. 

Les problèmes prennent de nombreux aspects : un retard fournisseur, une nouvelle demande client, etc. et peuvent également survenir au sein de l’équipe :certains peuvent rapidement avoir des difficultés à communiquer avec d’autres, l’absence d’un collaborateur peut rapidement mettre votre organisation en danger et les relations deviennent délétères. Vous devrez bien gérer vos équipes pour éviter les débordements susceptibles de saborder rapidement votre projet.