Comptabilité et commercial à l’heure du numérique
L’administration des affaires et les ventes ont été les deux secteurs les plus touchés par la numérisation. Qu’il s’agisse de prospects, de devis, de factures ou même de bons, les entreprises ont largement décidé de surfer sur la vague du numérique, que ce soit pour gagner du temps, conserver des documents ou faciliter la transmission d’informations.
La prospection commerciale
La prospection commerciale a longtemps été effectuée à l’aide de tableaux Excel ou de logiciels de base. Il est encore commun pour les petites entreprises de commencer dans ce format lorsque le nombre de perspectives est relativement faible. Il semble évident que la transition numérique s’est avérée être une opportunité pour les cellules commerciales : pouvoir suivre un grand nombre de perspectives. Accès rapide à l’ensemble de la base de données et la capacité de trouver rapidement un client a convaincu les entreprises de son utilité. Les différents commerciaux peuvent rapidement déterminer si un client a été contacté par une personne de l’équipe et a permis d’éviter les doublons et d’organiser sans avoir à connaître toute la base.
L’organisation même de l’équipe de vente a changé grâce notamment à la capacité de recevoir des alertes et les personnes les plus récalcitrantes à l’adopter ont été convaincues par la possibilité de classer les prospects en fonction du degré de profit. . .le partage et la capacité de prioriser la fonction de ces éléments. Mieux, l’historique permettant de trouver les derniers échanges avec le client, la mémorisation de chaque relation (pourvu d’une bonne organisation) n’est plus nécessaire. Avantage supplémentaire, les rapports ont été simplifiés et le taux de conversion, par exemple, peut être modifié rapidement, ce qui permet à chaque vendeur de déterminer des ratios tels que le nombre de pistes/devis/nomination physique/téléphone/transformation que vous… Données facilement modifiables à tout moment et consultables en temps réel.
La transformation des outils de facturation
Pendant longtemps, de nombreuses entreprises ont publié leurs devis en format Word, puis ont transformé les factures correspondantes. Ils ont utilisé un logiciel pour transformer leurs documents en format PDF avant de les envoyer à leurs clients. L’arrivée de l’ère numérique «réelle» a profondément transformé cette pratique pour plusieurs raisons. Tout d’abord, le gain de temps depuis la transition d’un devis à une facture a été rapidement automatisé sans risque d’erreur (Il était commun d’oublier de copier et coller partie).
La capacité de générer rapidement ces documents à partir de modèles préenregistrés a également contribué à l’essor du numérique dans ce domaine. La transmission numérique est devenue la règle, de sorte que ce format est rapidement devenu la norme. Ensuite, la communication entre le logiciel de prospection commerciale et les éditions de devis/facture a complété le tout en évitant une perte d’information.
Le suivi commercial, une digitalisation aux multiples intérêts
L’évaluation de la performance commerciale a suivi et il est rapidement devenu possible de suivre le montant restant, que ce soit en termes de devis enregistrés, envoyés et acceptés ou de déterminer les temps de recouvrement par rapport aux factures générées. Les données ont permis aux différents commerciaux d’échanger des informations sur les clients potentiels ou signés et de conserver un historique de la relation client. Autant de raisons évidentes pour entrer dans l’ère numérique en administration commerciale. Les nombreuses ventes numériques ont également contribué à ce phénomène, et le fait de pouvoir recouper ces données en un seul clic avec d’autres performances commerciales a finalement convaincu de nombreuses entreprises de passer au numérique.
L’administratif côté comptabilité
Une fois les renseignements commerciaux en place, il est rapidement devenu évident qu’il était essentiel d’émettre des rapports de dépenses et des factures des fournisseurs dans le même format et, par conséquent, d’ajouter cette nouvelle fonction. L’obligation de conserver l’ensemble des pièces justificatives pendant dix ans à compter de la clôture de l’exercice de l’article L123-22 du Code de commerce a longtemps retardé cette pratique, mais les bénéfices ont également été importants. En effet, la possibilité de corréler ces données avec les ventes permet de déterminer rapidement si le domaine d’activité concerné est rentable.
De la même façon, la paie est rapidement devenue numérique et le regroupement de toutes ces données est devenu un must. Exportations possibles de données, leur conservation en format numérique et la capacité des différents logiciels à regrouper toutes les fonctions (paie, ventes, achats) ou de communiquer les uns avec les autres a naturellement favorisé la montée du numérique dans la partie administrative des entreprises et a également contribué à ce changement. L’analyse plus détaillée des données a permis de dresser un bilan plus rapide de la situation, de mieux identifier les activités non rentables et de prendre des décisions en conséquence. La communication avec la comptabilité est ainsi facilitée, ce qui fait gagner du temps aux entreprises et aux dirigeants qui n’aiment pas beaucoup l’exercice de comptabilité et de reporting.