Ressources humaines : les bonnes raisons de tout automatiser

S’il y a bien une fonction qui est, en général, externalisée ou automatisée en priorité, c’est bien celle des ressources humaines (RH). La difficulté de maîtriser ce service est connue, car certains éléments sont volatils d’une année à l’autre et les données peuvent varier régulièrement. Il est donc conseillé de le faire le plus tôt possible pour faciliter la transition. Examinons les raisons de la numérisation rapide de votre processus des RH.

1. Diminuez le risque d’erreur avec un logiciel de gestion de paie

 Une fiche de paie, même si elle peut sembler simple à modifier, avec des taux que vous venez de multiplier par un salaire mensuel brut, n’est en fait pas un petit exploit. Il y a beaucoup de règles en place. Il est donc préférable de se conformer rapidement aux lois et règlements dans ce domaine, avant de recevoir des plaintes de vos employés. Le risque d’erreur est élevé lorsque vous le faites vous-même. L’activité est également souvent chronophage. Il est donc préférable de s’attaquer à ce processus rapidement.

Il suffit de penser à tous les éléments qui peuvent influer sur le bulletin de paie pour penser qu’une solution numérique peut rapidement vous faire gagner du temps. N’oubliez pas d’inclure :

•     rapports de dépenses,
•     l’évolution des taux,
•     heures supplémentaires,
•     les primes,
•     absences,
•     congé payé.

Les données demandées évitent l’oubli, les chemins étant développés pour réduire ce type d’erreur. Si vous envisagez de numériser votre gestion de la paie, adressez-vous à une entreprise qui offre du soutien et un suivi lorsque vous choisissez un logiciel de RH pour votre entreprise. Cela vous fournira un soutien complet pour harmoniser votre processus.

2. Gérez mieux vos ressources humaines

 Par le passé, les solutions de RH étaient très coûteuses et les outils étaient relativement complexes à mettre en œuvre si l’on voulait qu’ils soient efficaces dans toutes les fonctionnalités. Heureusement, ce n’est plus le cas aujourd’hui. Il reste fortement recommandé de les introduire suffisamment en amont, afin de maîtriser les différents outils et d’éviter les impairs. Le gain de temps reste important même s’il est généralement nécessaire de s’adapter progressivement, car l’édition des fiches de paie n’est effectuée que mensuellement.

Les nouvelles solutions intègrent maintenant des fonctionnalités plus larges que les anciennes. Ainsi, les entrevues annuelles, ou tout ce qui peut avoir une incidence sur votre recrutement, peuvent être mieux gérées. Vous pouvez améliorer votre gestion des ressources humaines ou éviter d’oublier une obligation importante.

3. Protégez vos documents avec la numérisation des données

 Elle est souvent oubliée, mais la dématérialisation sert également à protéger vos informations. Certaines solutions basées sur le cloud offrent même un coffre-fort numérique. Cela vous permettra de stocker vos données, sans courir le risque de perte, comme cela peut se produire avec un disque dur défaillant.

Il s’agit d’une fonctionnalité à prendre en compte lors du choix du logiciel RH. Tenez également compte du fait que vous pouvez facilement archiver ou consulter vos fichiers, ou que vos employés peuvent le faire. Cela peut vous être particulièrement utile en cas de contrôle.

4. Centralisez les données RH

 La présence d’un logiciel RH vous offre également la possibilité d’harmoniser la réception des données, ce qui permet en même temps d’éviter les litiges. Si les demandes ont déjà été envoyées par courriel, ou même sur un formulaire papier, pour faire ses demandes de congé, ce n’est plus le cas aujourd’hui.

Cela a parfois entraîné une perte de temps pour les services des RH qui ont été contactés régulièrement pour déterminer si les demandes étaient acceptées. La gestion est maintenant automatique, ce qui fait gagner du temps à tout le monde. Cela réduit considérablement le risque de contestation de l’existence et du traitement d’une demande. La possibilité de consulter vos documents reste également un atout pour vos employés, si votre logiciel le permet.

5. Gagnez du temps pour vous et vos collaborateurs

 Cela peut sembler anodin, mais remplir des feuilles chaque mois pour les heures supplémentaires, les demandes de congé, les rapports de dépenses ou pour récupérer certaines données a nécessité énormément de temps. Maintenant, de nombreux logiciels permettent à chacun de transmettre des informations facilement et à distance. Toutes les applications sont centralisées sur le même outil, ce qui fait gagner du temps à tout le monde.

Il ne fait aucun doute que ce gain de temps revient à vous ou à vos services des RH. Le temps passé à remplir des feuilles de calcul Excel est colossal. Lorsque vous faites cela, vous réduisez les heures consacrées à d’autres tâches à valeur ajoutée. Il est également important de tenir compte de la lourde tâche d’archivage de tous les documents et du temps perdu parfois lorsque les documents ne sont pas correctement remplis.

6. Pilotez mieux votre entreprise avec un logiciel RH

 Souvent, quand on parle de solutions de gestion des RH, on oublie que des outils peuvent aussi être utilisés pour mieux gérer votre entreprise. Avec les tableaux de bord et les rapports, vous pouvez facilement obtenir une vision plus large de votre entreprise. Cela peut certainement être utile pour connaître en temps réel les vacances et les différentes absences, mais peut surtout vous permettre d’identifier des problèmes, comme un trop grand roulement, ou même des absences qui seraient trop nombreuses. Des systèmes d’avertissement facilement configurables peuvent également être installés afin que vous soyez informé en cas de problèmes majeurs.

7. Gagnez de l’argent avec une gestion automatisée des données

Si l’automatisation des RH reste une priorité, c’est avant tout parce qu’elle permet d’économiser du temps et donc de l’argent. Cela vous évite également d’avoir à faire face aux nombreuses erreurs humaines qui sont parfois compliquées à corriger. Ils peuvent également créer une forme d’insatisfaction envers vos employés.

Ce temps peut être utilisé pour gérer certains aspects des RH qui sont parfois négligés, comme une meilleure communication interne ou traiter avec les employés sur des choses autres qu’une erreur sur le relevé de paie du mois dernier. Il vous permet également de mieux gérer la formation.